业主董事会由大厦业主民主选举产生，代表全体业主管理物业，是大厦权威的管理组织。业主董事会通过各种会议就大厦各重大事宜作出决定，不论是重大工程维修，挑选合约商，还是业主纠纷，新的大厦条例制定与实施，业主董事会会议是这些决策的极其重要甚至是唯一的途径。

麻烦业主“勇闯”业主董事会会议
三月份的业主董事会例会来了一位不速之客，对大厦管理团队和业主董事会来说，这位特别来宾并不陌生，他是大厦出名的“麻烦王”洛道夫。他强烈要求出席业主董事会每月的决策会议，要亲自向业主董事会争取他认为应得的“合法权益”。

业主董事会会议向来是来者不拒的，只要是合理的要求，业主可提前申请，就其请求事项申明，希望出席业主董事会会议，董事会通常安排15分钟给这些业主，听取他们的要求，并尽量能即时解决他们的问题。

“麻烦王”洛道夫之前的出位事件已不少，他曾经因为互联网突然中断服务，大闹大厦保安，声称网络中断，令他损失了过十万加元的网络生意。几经折腾，他才接受互联网服务与大厦服务无关必须的事实，他必须自己求助签约的互联网供应服务商，事件扰攘了近两个星期才完结，但这个“麻烦王”的招数仍然层出不穷。

洛道夫这次“勇闯”业主董事会会议，事缘他要求在大厦的布告栏摆上一则小广告，在每年的三四月报税季节，代客申报入息税及公司报税。管理公司已明确告知，大厦条例不允许商业成分的广告刊登，因为这明显是为洛道夫本人的会计师楼招徕生意。这位“麻烦王”反驳，布告栏上有代人照看小孩的广告，和他的广告同一性质。因此，他要求与业主董事会直接见面，争取他的合法权益。

照看小孩与会计报税生意完全是不能混为一谈的两码事，前者是大厦住户之间提供的便利，但后者绝对是生意招徕，本质完全不同。

为谨慎起见，业主董事会会议之前，管理公司重新查阅了大厦章程及条例。洛道夫一如以往，带了录音机来参加会议，在会议室一坐下，即把录音机打开，放在会议桌上，一副带挑衅的行为。业主董事会主席尼克是位身高1米92，身材魁梧，办事干练的意大利人，开门见山即告知洛道夫，业主董事会已审阅他的请求及大厦章程条例，大厦布告栏只允许各物业单位，停车位和储物间的出售和出租广告，其余一律禁止，因此，他的会计报税广告不得放上布告栏，当然，为避免无谓无休止的争拗，原来便民的照看小孩广告也一并取消。

洛道夫试图争辩，尼克再告知洛道夫，这是业主董事会的最终决定，前后仅六分钟，与这位“麻烦王”的会面即结束。经过这一次之间正面较量后，“麻烦王”洛道夫似乎明白了业主董事会的厉害，从此收敛了很多。

业主董事会会议审核批准重大工程项目
像上面例子的业主董事会会议并不常发生，但加拿大业主董事会是大厦的权力部门，代表业主的利益处理大厦事务，对业主的任何合理要求，例如直接与业主董事会见面等要求均予以满足，尽量避免业主和业主董事会及管理公司之间的矛盾。

一般而言，业主董事会会议通常是大厦重大事务决策的最重要途径之一，大厦的重大维修和购买设备产品，条例的制定和修改，选择合约商，以及一些重要事项的决定等，均通过正式的业主董事会议开会讨论，投票决定产生。

有一点必须特别注意的是，任何会议议题若与任何董事会董事有直接或间接的利益冲突，该董事必须第一时间申报，回避董事会的讨论，更不可以参与投票的过程，以此确保合约投标的公正合理。
一栋楼龄二十多年的大厦，根据注册工程师的储备基金报告，冷水机及整套冷气系统已经到期更换，由于牵涉的金额超过五十万加元，业主董事会专门聘请工程师进行统一招标。通常金额超过十万加元的工程，都会聘请工程师进行统一招标。

招标结束后，工程师把全部投标材料及推荐报告书带齐出席业主董事会会议，向业主董事会说明整个投标过程，推荐合约商的理由，并即时回答各业主董事会成员的问题，由业主董事会在会议上投票作出最终决定。

业主董事会会议决定重要的合约商 

通常中小型的合约，由物业管理公司把关，并报告推荐给业主董事会批准，但一些关系大厦日常运作的合约，如保安公司，清洁公司，冷暖气及供水设备，电梯，物业管理公司和园艺铲雪等合约，通常一签数年，但冷暖气及供水设备，电梯维修保养的合约，更会长达五至十年，因关系到原厂保养及零件供应的延续性。

对于此类合约，业主董事会会专门召开会议，约见不同的投标商，每项投标至少有三家不同公司出席，各公司各显神通，竭尽所能向业主董事会陈述公司的概况和优势，业主董事会以公平为原则，以大厦业主最佳利益为出发点，决定聘用最适合的合约商。

业主董事会例会的议题
普通的业主董事会例会的议题都有大致的框架，由物业经理提前把会议议程送至各董事会成员。我本人多年的经验，把会议安排在每个月最后，或倒数第二个星期，好处是通常前一个月的银行月结单早已在手，公司会计部也有足够时间完成上月的完整财务报告，包括平衡表，收入和支出详细列表，储备基金户口及投资户口报告，欠帐报告等均齐全。

会议议题通常包括如下：
- 审阅并通过上次会议的报告记录
- 审阅未经核数师审核的上月财务报告
- 物业经理每月报告
* 上次业主董事会会议的未完结议题
* 业主董事会需审议决定的议题
这是业主董事会会议最核心的部分，物业经理必须提交详 尽的相关资料，如何决定选择大厦服务合约商；对某住 户的特别决定(如对业主单位采取物业留置权，限制使用 某些设施，罚款等)；政府和大厦新条例的实施和制定等 *已完成的工程及重大事项
*大厦正在进行的工程和重大事宜
*业主董事会需要知道的物业管理资讯和大厦事宜
*大厦业主董事会和管理处收到的邮件
*物业经理发出的邮件
- 其他议题
- 下次业主董事会会议的日期和时间

业主董事会会议多久开一次？
共管公寓管理法例并无硬性规定业主董事会会议的时间和次数，但许多业主董事会通常每月召开一次会议。不过，不少每月例会在每年12月圣诞假期都变成一年一度的圣诞聚会和晚宴，以慰劳辛苦了一年的业主董事会义工。

视乎大厦工作繁忙程度，也有业主董事会在夏天暑假取消会议。另外，每年的业主年度大会的当月，有些大厦也取消该月的例会，因业主董事会在业主大会前，均有机会碰头，商讨一些紧急事宜。

虽然公寓法规定各董事会成员必须于会议前至少10天收到通知，方为有效。不过，在实践上，许多大厦均有自行修订的条例，只要确保各董事收到有效通知，各董事均确认同意，允许业主董事会可以于任何情况下召开紧急会议。

业主董事会会议的形式
传统上的业主董事会会议，都是在正规的会议室内，各董事亲身出席讨论会议议题。但由于各业主董事会成员均是不支取任何酬劳的义务工作者，大多数都是在繁忙工余时间为大厦义务工作，因此，有时无暇出席会议。鉴于共管大厦法规定，大厦任何决策必须要大多数董事会成员通过方为有效，所以，其他替代传统会议的形式， 如电话会议，互联网上会议，电子邮件及传真投票确认等，均可视作有效。

上述较为另类的会议形式，通常适用于一些紧急情况，业主董事会必须立即作出决定。譬如，大厦发生火警，水管爆裂，供电供水设备故障，物业经理收集好所有资料和报价，迅速通知业主董事会，各董事可通过电话，电子邮件及传真投票确认，以尽快展开维修，以确保大厦各住户的生活不便减到最少。

另一个常见的例子是大厦储备基金的投资，因银行利率每天都可能会变动，物业经理必须即时通知业主董事会当天的利率，把到期的储备基金再投资。而每月例会的日子不可能与储备基金到期日总在同一天，因此，物业经理可以以电话或电邮方式，获得业主董事会的最后决定。

在此顺便要提一下，所有共管大厦储备基金不可以作股票，基金等有风险的投资，只可以投资政府保证的定期存款，或者是省和联邦发行的政府债券，而且在每一银行或金融机构的投资必须在十万加元以下，否则将被视作违法投资。

结束语
业主董事会会议毫无疑问是大厦物业最重要的决策途径之一，物业经理承担准备会议议程，齐备各项会议所需资料和物业管理报告的责任，妥善的准备工作是业主董事会会议高效率进行的关键，也因此使大厦的各项维修保养工程得以顺利进行，纠纷得以解决，大厦新条例规则得以实施。